Oppbevaring og bruk av opplysninger i straffesaker er regulert gjennom flere lovverk, særlig straffeprosessloven, politiregisterloven og politiregisterforskriften. Dette regelverket omfatter både plikter og begrensninger knyttet til hvordan ulike typer opplysninger skal håndteres etter at en straffesak er avsluttet.
Politiregisterforskriften, særlig §§ 25-1 til 25-3, fastslår at dokumenter i en straffesak ikke skal slettes eller sperres, men oppbevares i det politidistrikt hvor saken har vært behandlet. Hvilke opplysninger som skal oppbevares, er bestemt av saksdokumentbegrepet i straffeprosessloven. Dette inkluderer blant annet rapporter, fotografier, skisser, samt kopier av beslaglagte dokumenter og informasjon som er innhentet gjennom beslag under etterforskningen, for eksempel ved ransaking av datamengder.
Oppbevaringsplikten som følger av politiregisterforskriften, utgjør et selvstendig grunnlag for lagring av disse opplysningene, selv om eventuelle beslag kan oppheves etter sakens avslutning. Dette betyr at selv om beslaglagte gjenstander leveres tilbake eller destrueres, kan opplysninger avledet fra dem fortsatt oppbevares.
Straffeprosessloven § 213 regulerer oppbevaring av bevismidler som er beslaglagt i en straffesak. Når det ikke lenger er behov for bevismidlene, skal beslaget oppheves, men retten kan i visse tilfeller bestemme at beslaget skal opprettholdes selv etter en rettskraftig dom. Dette er aktuelt dersom bevisene fortsatt anses som nødvendige, for eksempel i forbindelse med gjenopptakelse av saken.
For DNA-spormateriale er det egne regler i politiregisterforskriften § 45-18, hvor det er bestemt at slikt materiale kan oppbevares så lenge det anses hensiktsmessig. Dette kan også omfatte oppbevaring i oppklarte saker der det kan bli spørsmål om gjenåpning.
For andre typer opplysninger i straffesaker, som ikke er eksplisitt nevnt i disse paragrafene, regulerer politiregisterloven § 50 videre oppbevaring. Her er det bestemt at opplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet. Etter dette tidspunktet skal de enten slettes eller sperres. Spesifikke regler finnes for oppbevaring av opplysninger som er innhentet ved hjelp av kommunikasjonskontroll.
Regelverket for oppbevaring og bruk av straffesaksopplysninger reflekterer et hensyn til både effektiv kriminalitetsbekjempelse og personvernet til de involverte parter. Det sikrer at informasjon som er nødvendig for rettens gang blir bevart, samtidig som det er strenge regler for når og hvordan slike opplysninger kan slettes eller sperres når deres formål er oppfylt.